Reisekostenpauschalen steuerlich absetzen

Ob ein Kundengespräch, eine Weiterbildung oder der Besuch einer Fachmesse - die Anlässe für beruflich bedingte Reisen ergeben sich laufend. Typischerweise entstehen dabei erhöhte Ausgaben für Speisen und Getränke. Durch die beanspruchten Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand ist es möglich, das Finanzamt an diesen Kosten zu beteiligen. Nachfolgend erläutern wir die genauen Abläufe.

In Kürze

• Für erhöhte Verpflegungskosten auf beruflichen Reisen existieren feste Pauschalen.
• Diese Regelung greift, sobald die Abwesenheit vom Wohnort oder üblichen Arbeitsplatz länger als acht Stunden andauert.
• Entweder erstattet Ihr Arbeitgeber Ihnen die Pauschale steuerfrei, oder Sie deklarieren diese in Ihrer Einkommensteuererklärung und realisieren dadurch eine steuerliche Entlastung.
• Mit der Software WISO Steuer können Sie Ihre eigenständig getragenen Reisekosten, einschließlich des Verpflegungsmehraufwands, steuerlich geltend machen.

Was genau versteht man unter Verpflegungsmehraufwand?

Wenn Sie beruflich bedingt unterwegs sind, können diverse steuerlich absetzbare Reiseaufwendungen entstehen, beispielsweise für Fahrten oder Übernachtungen. Oftmals erstattet der Arbeitgeber die nachgewiesenen Ausgaben nach Einreichung einer Reisekostenabrechnung.

Sollten Sie die Kosten jedoch (teilweise) selbst tragen müssen, besteht die Möglichkeit, diese als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung anzuführen. Auf diese Weise erhalten Sie zumindest einen Teil der Ausgaben über eine steuerliche Entlastung zurück. Dieser Vorteil kommt nicht nur Angestellten zugute, sondern beispielsweise auch Studierenden.

Selbstständige tragen ihre Reisekosten naturgemäß immer selbst. Sie erfassen ihre entstandenen Aufwendungen als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung.

Beispiele für beruflich motivierte Fahrten umfassen unter anderem:

• Treffen mit Klienten
• Teilnahme an Messen und Ausstellungen
• Besuch von Fachtagungen
• Weiterbildungsmaßnahmen (z.B. Präsenzseminare)
• Beschaffung von Arbeitsutensilien und anderen betrieblich notwendigen Gütern
• Fahrten zu unterschiedlichen Firmenniederlassungen und Standorten
• Einsatzwechseltätigkeiten
• Bewerbungsgespräche

Es liegt auf der Hand, dass auch in Zeiten, in denen Sie weder zu Hause noch an Ihrem regulären Arbeitsplatz weilen, Ausgaben für Verpflegung anfallen. Da diese üblicherweise höher ausfallen, gibt es festgelegte Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Alternativ werden diese auch als Verpflegungspauschale, Spesenpauschale oder Abwesenheitspauschale bezeichnet.

Für das Finanzamt ist es unerheblich, welche Summen Sie konkret für Essen und Trinken vor Ort ausgegeben haben. Bei einer Dienstreise können Sie lediglich den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser kann Ihnen von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Falls dies nicht geschieht, können Sie die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen.

Der Vorteil der Pauschale besteht darin, dass Sie keine Belege von Restaurants oder Imbissständen benötigen. Es reicht aus, wenn Sie schriftlich festhalten, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Sie Ihre Dienstreise angetreten und wann Sie wieder zu Hause angekommen sind. Dienstreiseanträge oder Reisekostenabrechnungen unterstützen die Glaubhaftmachung der Reiseausgaben.

Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand

Der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand wird gelegentlich auch als Abwesenheitspauschale benannt, da seine Höhe von der Dauer der Tätigkeit außerhalb des Büros abhängt. Maßgeblich ist, wie lange Sie aus beruflichen Gründen außerhalb Ihrer Wohnung und Ihres eigentlichen Arbeitsplatzes tätig sind. Dabei werden sowohl die Arbeitszeit am externen Ort als auch die Reisezeiten mit einbezogen.

Seit dem Jahr 2020 gilt: Verbringen Sie mehr als acht Stunden auf einer Dienstreise, können Sie für diesen Tag 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen (bis 2019 waren es 12 Euro). Bei einer Abwesenheitsdauer von über 24 Stunden erhöht sich der Betrag auf 28 Euro (bis 2019 waren es 24 Euro). Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung können für den Tag der Anreise und den Tag der Abreise jeweils 14 Euro angesetzt werden.

Eine Übersicht der Pauschbeträge:

Diese Pauschalbeträge kommen für Angestellte, Studierende, Selbstständige und Gewerbetreibende gleichermaßen zur Anwendung.

Erfassung von Verpflegungsmehraufwendungen in der Steuererklärung

Sofern Ihr Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht oder nur anteilig erstattet, haben Sie die Möglichkeit, diesen in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten anzusetzen.

In der Software WISO Steuer ist dies im Bereich Reisekosten möglich. Hierfür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Entweder Sie verfügen bereits über eine Zusammenfassung Ihrer Reisekosten für das gesamte Jahr und können die einzelnen Posten (wie Fahrt- oder Übernachtungskosten) für die aggregierten auswärtigen Tätigkeiten eintragen. Alternativ erfassen Sie jede einzelne Dienstreise. Basierend auf Ihren zeitlichen Angaben ermittelt das Programm dann die jeweilige Verpflegungspauschale pro Reise.

Ihre Daten tragen Sie hier ein: Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten

Wichtig: Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zwingend anzugeben. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand auszahlt, erhalten Sie über die Steuererklärung keine zusätzliche Verpflegungspauschale. Werden Ihnen im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnungen sämtliche Ausgaben erstattet, müssen Sie keine Reisekosten mehr in Ihrer Steuererklärung gesondert aufführen.

Manche Arbeitgeber weisen in der Lohnsteuerbescheinigung steuerfreie Verpflegungszuschüsse für Auswärtstätigkeiten aus. Dies ist jedoch keine Verpflichtung.

Gültigkeitsdauer der Abwesenheitspauschale

Die Pauschale berechnen Sie für jede Dienstreise basierend auf den Tagen, an denen die Abwesenheit acht Stunden überschritten hat. Die maximale Gültigkeitsdauer für eine Tätigkeit außerhalb des üblichen Arbeitsortes beträgt drei Monate am selben Ort.

Überschreitet die Dienstreise diesen Zeitraum, können keine weiteren Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Der Grund dafür ist, dass das Finanzamt davon ausgeht, dass Sie sich nach dieser Zeitspanne so gut auskennen, dass Sie Ihre Verpflegung kostengünstiger gestalten können. Somit existiert eine Beschränkung des Verpflegungsmehraufwands auf drei Monate.

Wird diese Dreimonatsfrist jedoch für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt eine neue Dreimonatsfrist zu laufen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie zwischenzeitlich an einem anderen Arbeitsort tätig sind, Urlaub haben und/oder krankheitsbedingt ausfallen.

Internationale Unterschiede bei Pauschalbeträgen

Die oben genannten Pauschalbeträge sind ausschließlich für Tätigkeiten innerhalb Deutschlands gültig. Bei Aufenthalten im Ausland ergibt sich das Problem, dass die dortigen Preise tendenziell höher sein können. Infolgedessen wäre die deutsche Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand unzureichend.

Aus diesem Grund veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich eine Tabelle. In dieser sind die Abwesenheitspauschalen für das Ausland je nach Land detailliert aufgeführt. Diese länderspezifischen Pauschalen für Auslandsreisen sind für das jeweilige Jahr gültig. Ansonsten gelten für Auslandsreisen die gleichen Regelungen wie für Reisen innerhalb Deutschlands.

Die jeweils aktuellen Pauschalbeträge für die Verpflegung im Ausland sind in WISO Steuer für Sie hinterlegt. Wählen Sie einfach das Land aus, in dem Sie sich aufgehalten haben, und die Pauschalbeträge werden korrekt berechnet.

Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale

Die Entscheidung, ob Sie den Verpflegungsmehraufwand als Erstattung vom Arbeitgeber oder als steuerliche Rückerstattung erhalten, ist relativ unkompliziert. Es gibt jedoch einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Arbeitnehmer: Kürzungen bei Erstattungen durch den Arbeitgeber

Die Verpflegungspauschale soll Ihre zusätzlichen Ausgaben für die Verpflegung abdecken. Wenn jedoch Ihr Arbeitgeber oder ein Dritter für Mahlzeiten aufkommt, ist eine Kürzung der Pauschale erforderlich.

Die Verpflegungspauschale muss um den Wert jeder bereitgestellten Mahlzeit reduziert werden. Dabei werden die Kürzungswerte ebenfalls pauschal ermittelt. Die Kürzungssätze beziehen sich stets auf die tägliche Pauschale:

• Frühstück: 20 Prozent
• Mittagessen: 40 Prozent
• Abendessen: 40 Prozent
• Vollverpflegung: 100 Prozent

Beispiel: Sie haben vom 21. Mai 2024 bis zum 23. Mai 2024 an einem Seminar außerhalb Ihres üblichen Arbeitsortes teilgenommen. Am ersten Seminartag reisten Sie an und übernachteten zwei Nächte im Hotel. Am letzten Seminartag traten Sie die Heimreise an.

Nach Ihrer Ankunft am ersten Abend lud Ihr Vorgesetzter alle Seminarteilnehmer zu einem Essen ein. Am zweiten Tag war das Frühstück im Hotel inbegriffen, welches ebenfalls vom Arbeitgeber bezahlt wurde. Mittags erhielten alle Teilnehmer kostenlose kleine Snacks, die ebenfalls vom Unternehmen finanziert wurden. Am Abend speisten Sie privat mit Kollegen in einem Restaurant. Am Abreisetag konnten Sie nochmals auf Kosten des Unternehmens im Hotel frühstücken.

Die Berechnung der Verpflegungspauschale gestaltet sich wie folgt:

Doppelter Verpflegungsmehraufwand und pauschale Besteuerung

Ihr Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die ausgezahlten Pauschalbeträge zu erhöhen, um Ihnen eine höhere finanzielle Zuwendung zukommen zu lassen.

Beispiel: Sie treten Ihre Dienstreise am Montag an und kehren am Freitag nach Hause zurück. Für diese Reise steht Ihnen ein steuerfreier Verpflegungsmehraufwand von insgesamt 100 Euro zu (jeweils 14 Euro für Montag und Freitag sowie 24 Euro für die Tage von Dienstag bis Donnerstag). Ihr Arbeitgeber kann Ihnen weitere 100 Euro auszahlen, indem er darauf eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent (plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) entrichtet. In diesem Fall erhalten Sie insgesamt 200 Euro steuer- und abgabenfrei.

Der Arbeitgeber kann also die doppelte Verpflegungspauschale gewähren, wenn er den Differenzbetrag pauschal versteuert.

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungspauschalen sind nicht nur bei Dienstreisen anwendbar. Auch bei anderen auswärtigen Tätigkeiten können Sie diese geltend machen.

Wenn Sie für Ihre berufliche Tätigkeit eine Zweitwohnung benötigen, können Sie Ihre Mehrkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten absetzen. Dies schließt die Verpflegungspauschale für die ersten drei Monate nach Bezug der Zweitwohnung ein.

Es ist anzunehmen, dass Sie sich in der Anfangsphase erst einleben müssen und möglicherweise noch keine funktionsfähige Küche zur Verfügung steht. Den dadurch entstehenden Mehraufwand können Sie zumindest für drei Monate geltend machen. Hierbei kommen dieselben Pauschalbeträge wie bei Reisekosten zur Anwendung.

Wenn Sie die doppelte Haushaltsführung für mindestens vier Wochen am Stück unterbrechen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie vorübergehend an einem anderen Arbeitsort tätig sind.

Besonderheiten während des Studiums

Wenn Sie im Rahmen Ihres Studiums Studienreisen und Exkursionen unternehmen und die Kosten selbst tragen, können Sie diese in Ihrer Steuererklärung als Reisekosten angeben. Dies schließt auch die Verpflegungspauschalen für Abwesenheiten von über acht Stunden ein.

Auch Kosten für eine doppelte Haushaltsführung sind denkbar. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Lebensmittelpunkt sich in Ihrer eigenen Wohnung an Ihrem Heimatort befindet. Wenn Sie noch bei Ihren Eltern wohnen, müssten Sie sich finanziell am Haushalt beteiligen. Die Ausgaben für Ihre Zweitwohnung am Studienort können Sie dann absetzen. Dies beinhaltet in den ersten drei Monaten auch die Verpflegungspauschalen.

Bitte beachten Sie, dass Kosten für ein Erststudium unmittelbar nach der Schule als erste Ausbildung zu den Sonderausgaben zählen - und auf 6.000 Euro begrenzt sind. Dies führt bei Studierenden jedoch selten zu einer steuerlichen Erstattung.

Anders stellt sich die Situation in einer Ausbildung, einem dualen Studium oder einem Zweitstudium dar. Wenn Sie beispielsweise einen Bachelorabschluss erworben haben und Ihr Studium im Rahmen eines Masterstudiengangs fortsetzen, wird dies als Zweitstudium betrachtet. Studienkosten können Sie dann als Werbungskosten geltend machen. Mittels Steuererklärungen können Sie vom Finanzamt für jedes Jahr einen Verlust feststellen lassen. Die vorgetragenen Verluste können Sie mit den Einkünften im ersten Jahr Ihrer Erwerbstätigkeit verrechnen lassen. Dies bewirkt eine Steuerersparnis.

Pauschale Erstattung von Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber

Hinsichtlich der Übernachtungskosten ist zu beachten, dass Sie lediglich die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten absetzen können. Hierfür ist die Vorlage einer Hotelrechnung erforderlich.

Wenn Sie jedoch beispielsweise anlässlich eines Kongresses in Berlin bei Verwandten untergekommen sind, gibt es eine alternative Möglichkeit: Für Reisen innerhalb Deutschlands existiert eine Übernachtungspauschale von 20 Euro. Diese kann Ihr Arbeitgeber Ihnen steuerfrei auszahlen. Sie ist ausschließlich für den Fall einer Erstattung durch den Arbeitgeber vorgesehen. Werbungskosten dürfen Sie hierbei nicht geltend machen.

Pauschale für Berufskraftfahrer

Fahrzeugführer von Lastkraftwagen (Lkw) sind durchgehend beruflich unterwegs. Auch ihnen steht der Pauschbetrag für Verpflegung zu. Hierbei gelten die bereits erläuterten Regelungen für Fahrten im In- und Ausland.

Wer seine Übernachtung im Lkw verbringt, kann zusätzlich pauschal 9 Euro pro Nacht als Werbungskosten ansetzen. Bis zum Jahr 2023 lag die Übernachtungspauschale bei 8 Euro.

Diese Pauschale soll Ausgaben wie Gebühren für sanitäre Anlagen, Parkgebühren oder Kosten für die Reinigung der Schlafkabine abdecken. Erstattungen durch den Arbeitgeber sind abzuziehen. Bis zu einer Höhe von 9 Euro pro Nacht kann der Arbeitgeber eine Übernachtungspauschale steuerfrei gewähren.

Ein Lkw-Fahrer kann höhere, tatsächlich entstandene Kosten in seiner Steuererklärung geltend machen, muss diese jedoch nachweisen können.